Description de la fonction
En qualité d’Assistant·e greffier·ère des Commissions et Comités de coordination des chantiers, vous exercerez votre fonction au sein de la cellule Commission et Comité, cellule composée actuellement de 3 personnes.
La Commission a pour mission de coordonner, dans le temps et l'espace, les travaux que les impétrants se proposent d'effectuer sur, sous ou au-dessus de la voie publique, notamment en fixant leur localisation, leur durée, la date de leur début, ainsi que les mesures éventuelles d'accompagnement assurant la mobilité de l'ensemble des usagers.
En tant qu’ Assistant·e greffier·ère en charge des Commissions et Comités de coordination des chantiers vos missions seront les suivantes :
- Vous organisez des réunions avec de nombreux intervenants (gestion du planning, invitations, ordre du jour, téléphone) et en assurez l’accueil (réunions de la Commission, de la sous-commission et de groupe de travail) ;
- Vous prenez des notes (notamment destinées à la hiérarchie), rédigez des procès-verbaux et des avis (sur base des délibérations de la Commission de Coordination des Chantiers) ;
- Vous assurez la relecture des documents en veillant à la bonne concordance entre les textes (relecture des transcriptions sur base d’enregistrements et de prises de notes en séance) ;
- Vous secondez le responsable de la cellule et le/la Greffier·ère désigné·e ;
- Vous recherchez des documents en interne et en externe (Ordonnance 2018 et arrêté d’exécution relatifs aux chantiers en RBC ; Règlement d’ordre intérieur de la Commission, documentation externe, etc. ) et en assurez l’application ;
- Vous assurez l’archivage des documents reçus et produits par le Secrétariat ;
- Vous êtes le/la gestionnaire de la boite mail générique du Secrétariat et vous êtes amené·e à répondre des demandes d’informations et des plaintes ;
- Vous travaillez ponctuellement dans l’application Osiris de la Direction coordination des chantiers.
Les réunions de la Commission se déroulent le mercredi après-midi, votre présence est donc requise durant cette plage horaire.
Une participation dans d’autres projets transversaux en fonction de votre intérêt peut être envisagée sur base d’une proposition de la hiérarchie et/ou sur base volontaire.
Situation au sein de l'organisation
Au sein de Bruxelles-Mobilité, la Direction Coordination des Chantiers (DCC) s’attèle à analyser toutes les demandes d’exécution de chantiers devant avoir lieu à Bruxelles en voirie régionale et/ou communale revêtant d’un intérêt manifeste pour la mobilité régionale. Cette analyse se décline en 3 volets districts, à savoir : « Administratif », « Technique » et « Géo-spatiale » et celle-ci prend notamment en compte l’aspect de la viabilité de la voire dans son ensemble. A titre didactique, on dénombre environ 120.000 chantiers par an sur le territoire bruxellois.
A côté de cela, la DCC dispose également de contrôleurs chargés de vérifier le respect des dispositions prévues par l’Ordonnance « Chantiers » du 3 mai 2018 et ses arrêtés ainsi que des éventuelles mesures complémentaires accompagnant l’exécution d’un chantier.
En parallèle, la DCC assure également le Secrétariat de la Commission de Coordination des Chantiers chargée d’émettre des avis sur les demandes d’exécution de chantiers.
De plus, la Direction assure le suivi de groupes de travail destinés, entre autres, à moderniser les textes juridiques, l’outil Osiris,… et elle apporte les réponses aux interpellations parlementaires, de la presse, du citoyen ayant trait à la coordination des chantiers. En outre, la DCC assure également des formations couvrant largement cette thématique.
Plus d’informations sur le site web de Bruxelles Mobilité : https://mobilite-mobiliteit.brussels/fr
Votre profil
Formation
Diplôme
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diplôme de l'enseignement supérieur de type court (formation de base d'un cycle, p.ex. : graduat, bachelier professionnalisant) de plein exercice ou de promotion sociale
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diplôme de candidat/bachelier de transition délivré après un cycle d'au moins deux années d'études
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certificats attestant la réussite des deux premières années d'études de l'Ecole royale militaire
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diplôme de l'enseignement maritime de cycle supérieur ou de l'enseignement artistique ou technique supérieur du 3e, 2e ou 1er degré de plein exercice
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diplôme de géomètre expert immobilier, de géomètre des mines ou diplôme d'ingénieur technicien.
Si vous êtes titulaire d'un diplôme obtenu à l'étranger, vous devez disposer d'une équivalence belge (délivrée par la Communauté flamande ou la Communauté française) qui correspond au niveau exigé pour l'emploi afin de pouvoir entrer en service. Si vous n'avez pas encore introduit la demande, nous vous invitons à le faire le plus rapidement possible car l'obtention de cette équivalence prend plusieurs semaines.
Si vous avez obtenu votre diplôme dans une autre langue que le français, vous devez démontrer votre connaissance linguistique du français sur la base d’un certificat linguistique article 7 de Selor.
Vous pouvez participer sous réserve à la sélection si vous n’êtes pas encore en possession de l’attestation d'équivalence et/ou de l’article 7 de Selor. Au moment de la proposition de recrutement, vous devrez avoir ces documents en votre possession, sans quoi l’emploi sera proposé au candidat suivant dans le classement.
Compétences fonctionnelles
• Vous analysez de manière ciblée les données et jugez d'un œil critique l'information ;
• Vous structurez votre travail en fixant les priorités et en accomplissant une multitude de tâches différentes de façon systématique ;
• Vous vous exprimez, tant par écrit qu'oralement, de manière claire et compréhensible et rapportez les données de manière correcte ;
• Vous montrez du respect envers les autres, leurs idées et leurs opinions, acceptez les procédures et les instructions.
La motivation est considérée comme particulièrement importante pour la fonction et aura un poids plus important lors du calcul du score final.
Atouts
• Vous travaillerez dans un environnement bilingue. La connaissance du néerlandais constitue donc un atout (certains intervenants s’expriment en néerlandais durant les réunions).
• Une connaissance des chantiers et du cadre règlementaire encadrant ceux-ci représente également un atout.
• Une connaissance de système de gestion des chantiers (OSIRIS) est également un atout.
Nos valeurs
Respect: Appréciation et ouverture d'esprit vis-à-vis de l'autre, des différences, de la diversité et de l'environnement
Orientation client: tenir compte des besoins et attentes des bénéficiaires
des services à fournir (collaborateurs du SPRB, citoyens, entreprises, associations, gouvernement, personnes des passage ou travaillant à Bruxelles) pour les satisfaire
Excellence: se dépasser, tendre sans cesse à des prestations améliorées, améliorer sans cesse les pratiques au travail et la qualité de la prestation de services
Intégrité: veiller au respect des lois et règles, loyauté vis-à-vis de l'autorité, neutralité et honnêteté
Solidarité: travailler ensemble pour atteindre les objectifs communs, encourager la complémentarité, partager et s'entraider
Nous offrons
Echelle de traitement: B101
Traitement de départ (traitement brut mensuel, déjà adapté à l'index actuel, allocations réglementaires non incluses) : 2.388,94 €
Nous offrons un cadre de travail bienveillant et axé sur le bien-être :
• respect de la diversité et de l’égalité des chances
• équilibre optimal entre vie professionnelle et vie privée : horaire variable, 35 jours de congés et fermeture entre Noël et Nouvel An, possibilité de télétravail
• assurance hospitalisation
• cafétarias homemade proposant des repas sains et conseils diététiques
• événements conviviaux
• salle de sport, massages assis, …
• crèche de proximité
Et parce que l’aspect pécuniaire est aussi important, nous vous offrons en plus de votre salaire :
• abonnement sur le réseau de la STIB offert
• l’abonnement de train et/ou de bus (TEC – DE LIJN) 100% remboursé
• prime de vélo: 0,24 €/km
• des chèques-repas d’une valeur de 8€
• une prime linguistique après réussite d’un examen (entre 600 € et 3.200 € annuels bruts)
• une intervention de 20€/mois pour le télétravail structurel
• une prime de fin d’année et un pécule de vacances
De plus, vous bénéficiez de diverses possibilités de formation, notamment un package nouveaux collaborateurs, des bilans de compétence, des trajets de formation sur mesure, coaching de carrière, etc.
… consultez tous nos avantages sur servicepublic.brussels/jobs/!
Aménagement raisonnable de la procédure de sélection pour les personnes handicapées
Le Service public régional de Bruxelles mène une politique d’Egalité des chances et de diversité. Dans ce cadre, nous veillons à garantir l’égalité des chances, de traitement et d’accès à nos procédures de sélection aux candidats avec handicap/trouble/maladie, en proposant des aménagements raisonnables leur permettant d’être testés sur leurs compétences, dans des conditions qui ne les défavorisent pas par rapport aux autres candidats.
Lien vers le formulaire de demande d'aménagement raisonnable de la procédure de sélection : https://jobs.servicepublic.brussels/fr/page/amenagement-raisonnable/
Procédure
Si vous voulez participer à cette sélection, veuillez nous faire parvenir avant le 17 décembre 2020 minuit votre Curriculum Vitae et lettre de motivation (rédigés en français) :
via notre site internet : https://servicepublic.brussels/jobs/
ou par voie postale à : SPRB, Direction Ressources humaines, Boulevard du Jardin botanique 20, 1035 Bruxelles.
La procédure se compose comme suit:
• Une présélection sur base des conditions de participation de l’offre (expérience, diplôme) ;
• Les candidat(e)s retenu(e)s suite à cette présélection seront invité(e)s à participer à un test anonyme informatisé ;
• Les 10 candidat(e)s les mieux classé(e)s et qui ont réussi le test (min 50/100) seront invité(e)s à un entretien de sélection STAR (éventuellement précédé d’un test pratique) veillant à évaluer les compétences spécifiques liées à cette fonction. Cet entretien se déroulera durant les heures de bureau ;
• Le minimum requis pour réussir cette sélection est de 60%.
• Si aucun lauréat n’est sélectionné suite à cette procédure, les 10 candidat(e)s classé(e)s suivants lors du test anonyme informatisé seront invité(e)s à un entretien de sélection ;
Les convocations vous seront envoyées via e-mail. Veillez à nous transmettre une adresse électronique valide dans votre acte de candidature, et à la consulter régulièrement.
Compte tenu des mesures Covid-19 et du déconfinement partiel, et afin d’avancer dans nos procédures d’engagement, le SPRB a décidé à titre exceptionnel que les épreuves orales peuvent se dérouler virtuellement dans les prochaines semaines, via l’application Teams (Attention, ce seront des appels vidéos, la webcam est donc nécessaire).
Le/la candidat(e) retenu(e) sera invité(e) à entrer en fonction dans les meilleurs délais. Les candidats qui ne sont pas immédiatement engagés et qui ont réussi l’épreuve, font partie d’une réserve de recrutement. A égalité de points, la priorité sera donnée à la personne ayant obtenu le plus grand nombre de points à la partie ‘motivation’.
Afin d’assurer un traitement optimal de votre candidature, celle-ci doit OBLIGATOIREMENT MENTIONNER LE CODE FONCTION 40002040.
Info procédure: Jennifer Haeck (Tél.: 02/800 36 56 / E-mail: jhaeck@sprb.brussels)
Info fonction: Laurent Vanden Broeck (Tél.: 0484/261.647 / E-mail: lvandenbroeck@sprb.brussels)
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